Få mere effektivitet og mindre stress

Brug din hjerne til at prioritere!

Har du et job fuld af email, møder, projekter og deadlines? Så læs med her og få en bedre arbejdsdag.

Inden du kommer for godt i gang efter sommerferien, er det nemlig tid til at rydde op i din arbejdsadfærd. Hvis du havde et godt arbejdsliv før ferien, så fortsætter du selvfølgelig bare i samme spor. Men hvis du gerne vil have mere ud af din arbejdsdag og komme hjem med mere overskud, så læs videre her.

I sidste blogindlæg skrev jeg om, hvordan du kan effektivisere din arbejdsdag ved at rydde ud i nogle af de faste mødeindkaldelser.

Når du nu har fået styr på jeres mødepolitik, og dermed fået mere plads i kalenderen til andre opgaver, er det tid til at se på, hvordan du organiserer din tid. Og bruger din hjerne som styringsredskab i prioriteringen.

Brug din mentale energi rigtigt

Mange af os starter arbejdsdagen med at danne os et overblik over, hvilke mails der er kommet ind siden dage før. Så starter vi fra en ende af med at udrydde alle disse mails, indtil kalenderen siger at vi forventes at deltage i et møde.

Problemet er bare, at vi dermed hurtigt får brugt vores mentale energi på de forkerte ting. Og dermed har kørt hjernen flad inden vi er nået til de opgaver, der kræver vores fulde hjernekapacitet.

Prioriter prioritering

Når du har et job, hvor du skal  være kreativ, svar på spørgsmål og træffe mange beslutninger, bruger du den del af hjernen der kaldes den præfrontale cortex, også kaldet den forreste pandelap. Det er den del af hjernen, der træffer beslutninger. Og selv om den er lille, er den meget energikrævende, hvis den skal udføre sit arbejde godt.

Hvis du skal træffe gode beslutninger, er du altså nødt til at gøre det mens din hjerne er frisk og fuld af energi.

Start derfor din dag med at prioritere dine opgaver. Hvad er vigtigt? Hvad haster? Hvad er vigtigt, men haster ikke? Hvad er hverken vigtigt eller kræver hurtig opmærksomhed?

Beslutninger er krævende for hjernen

Den forreste pandelap bruges i enhver beslutningstagning. En beslutning kræver, at hjernen udfører mange krævende aktiviteter:

Når der træffes beslutninger sætter du fem grundlæggende processer i gang i hjernen:

 Forståelse. For at træffe en beslutninger du nødt til at danne dig et overblik over opgave. Hvad handler denne opgave/email/problemstilling om?

Genkaldelse. For at få en god forståelse af en problemstilling, er det ofte nødvendigt at trække på sine erfaringer. Kender man noget, der minder om denne nye opgave? Svaret på sådan et spørgsmål kræver adgang til hukommelsen. En adgang, der stille store krav til din hjerne, hvis erfaringen ikke er gjort for ganske nylig. Vi husker som regel rimelig let de ting, der netop er sket. Men der skal mere energi til at erindre ting vi lærte på et kursus for noget tid siden, hvordan vi klarede et lignende projekt sidste år. Det koster på hjerneenergikontoen.

Hukommelse. Når du skal træffe en beslutning er det nødvendigt at holde mange bolde i luften samtidig. Du gør derfor brug af hjernens process for både at genkalde hukommelse, men også at skabe ny hukommelse. For du er nødt til at huske mange forskellige ting, for at kunne jonglere med dem. En krævende hjerneopgave.

 Udelukkelse. Noget der også koster meget mental energi er at undgå at tænke på alt muligt andet. En beslutningsproces indebærer også at man forholder sig til, hvad  man IKKE skal koncentrere sig om. Der skal ryddes op i rodet for at kunne koncentrere sig om opgaven og fokuserer på de væsentlige dele af problemstillingen.

 Beslutning. Derefter kan du træffe en beslutning, hvilket kræver at man vejer de forskellige muligheder op imod hinanden. I bare lidt komplekse beslutninger kan det være svært at bevare overblikket for at nå frem til et resultat. Det stiller store krav til hjernens energiniveau.

Enhver kompleks beslutning kræver udførelse af alle disse fire funktioner. Derfor bliver hjernen ret hurtigt træt, når der skal træffes beslutninger. Og derfor er du nødt til at indrette din arbejdsdag, så din hjerne får en chance for at fungere optimalt.

Start dagen med at prioritere

Når du møder ind om morgenen, er din hjerne fuld af energi. Brug den mulighed til at prioritere dine opgaver og løs de vigtigste opgaver først. Og helst dem der kræver beslutningstagning (hvis ikke din prioriteringsopgave har tage al hjernens energi.)

Når du kan mærke, at hjernen trænger til en pause, så giv plads til møderne. Og rutineopgaverne. Dem der er ligesom at køre bil; de opgaver der ikke kræver så meget hjernearbejde.

Optimer dine krævende opgaver

Når du udfører de krævende opgaver er timing afgørende. Men når du udfører dem på de rigtige tidspunkter, kan du også understøtte hjernens effektivitet i din måde at løse opgaverne på.

Visualiser problemstillingen: for at mindske den kompleksitet din hjerne skal kapere, kan du hjælpe den ved at visualisere problemstillingen og valgmuligheder. Lav lister, tegn billeder, brug remedier som repræsenterer forskellige elementer i opgaven. Et visuelt hjælpemiddel kan rumme mange informationer og fylder derfor mindre mentalt, end hvis alting skal sættes på ord.

Udeluk forstyrrelse: Luk facebook og emailprogrammet. Eller sluk computeren helt. Og sluk din telefon. Hvis du sidder i et storrumskontor, så anskaf dig et par hovedtelefoner med hvis støj, så du ikke forstyrres af dine kollegers snak. Eller book et mødelokale og arbejd med de krævende opgaver derinde i fred og ro.

I det hele taget bør du overveje, hvordan du bedst optimere brugen af din hjerne til en hvilken som helst opgave.

I dette indlæg har jeg koncentreret mig om de mest komplekse opgaver, da de kræver rigtig meget af hjernen. Men den bruges jo til alt hvad vi laver.

Nogle opgaver er dog mere energikrævende for hjernen end andre. Tænk lige over det, når du møder på arbejde i morgen.

Bruger du hjernen, når du prioriterer dine opgaver?

God arbejdslyst og

 – Bettina Prühs

 

Hvis du vil vide mere om, hvordan din hjerne bruges bedst på jobbet: :

David Rock: Your brain at work

Amy Brann: Make your brain work

Amy Brann: Engaged: The neuroscience behind creating productive people in successful organisations

 

 

0 replies

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Jeg er ikke en robot: