5 tips til et effektivt kontorarbejdsmiljø

Storrumskontorer er en af de helt store udfordringer for at have et effektivt arbejdsmiljø i nutidens kontorlandskaber.

Det er selvfølgelig ikke uden grund, at langt de fleste kontorfunktioner i dag er placeret i store rum med mange medarbejdere placeret i samme lokale. Det skaber øget fleksibilitet og kommunikation, som kan understøtte de ofte meget tværfaglige opgaver, der skal løses

Samarbejde larmer

Men det larmer og forstyrrer også, hvilket kan gøre det rigtig svært at være effektiv under sådanne arbejdsbetingelser. Man bliver let forstyrret af telefonen, der ringer på den anden side af bordet, kolleger som lige prikker en på skulderen, og samtaler der foregår hos naboen.

En af de største opgaver i dagens kontormiljø er derfor at finde metoder til at kunne både være samarbejdende og finde rum til også at lave de opgaver, som kræver koncentration. For det er ikke ligefrem let i et storrumskontor.

Hvad kan du så gøre for at være effektiv på kontoret?

Hvis arbejdsmiljøet skal være effektivt, skal I skabe et arbejdsmiljø, hvor der er mulighed for at have både arbejdsro og samarbejde.

 

Fordel arbejdsopgaverne mellem jer

Hvis du sidder i en kundehenvendt funktion, kan du og dine kolleger fordele arbejdsopgaverne mellem jer, så der bliver mulighed for at lave enten opgaver med indlagt forstyrrelse eller opgaver med fokusbehov.

Hvis det på nogen måde er muligt, så få lavet et enkelt telefonnummer, som kunderne kan henvende sig på og lav en vagtplan, så du kun skal tage den telefon i bestemte tidsrum. Dermed får du frigjort anden tid til at tage de opgaver som kræver, at du ikke bliver afbrudt løbende af opkald.

Vær tilgængelig både eksternt og internt

Det system kan også bruges til interne funktioner. Selvom I ikke nødvendigvis arbejder med kunder, så har de fleste afdelinger en del henvendelser udefra – og kollegerne har brug for hinanden internt. Også her kan det være en god ide at aftale “vagter”.

Signaler din tilgængelighed

Når du så har tilgængelighedsvagt, er det en god ide at visualisere det overfor dem, som har brug for at henvende sig til dig. Mange benytter noice cancellation headsets til at fjerne baggrundsstøjen for at kunne koncentrere sig. Men også til at sende et signal til sin omverden om, at “jeg vil ikke forstyrres nu”.

Det er sjældent nok at skrive “vil ikke forstyrres” i det interne chatsystem, det forhindrer ikke afbrydelser fra de fysisk tilstedeværende. Derfor kan det være nyttigt med et fysisk signal. Jeg har set eksempler på røde lamper der er sat op på computerskærmen, skilte der sættes på skrivebordet og mange andre sjove løsninger.

Husk at melde dig tilgængelig igen

Udfordringen er som regel, at man “glemmer” at tage sit headset af/slukke den røde lampe ind imellem, for dermed at gøre sig tilgængelig. Dermed varer det ikke længe før signalerne bliver ignoreret og dermed mister sin magt.
Du er med andre ord nødt til at være tilgængelig ind imellem, for ellers kan de andre ikke komme videre med deres arbejde.

Flyt dig

En anden metode til at sikre sin effektivitet er ved at vinde stort indpas på de moderne kontorer. De helt store storrumsarrangementer bygges om til mere fleksible rum med indrettede funktionsbestemte pladser.

Forskellige rum til forskellige opgaver

Der skabes små rum i rummene, hvor der nogle steder er lagt op til samtale og andre steder skabt ro til koncentration. Nogle steder er oprettet små rum, hvor man forventes at gå hen for at tale i telefon (er der noget mere irriterende, end dem der går op og ned ad midtergangene mens de taler?).

Sæt dig der, hvor opgaven passer

Du bør altså overveje at flytte dig fysisk, afhængig af hvilken opgave der skal løses. Sæt dig ind et sted, hvor du kan arbejde uforstyrret, når opgaven kræver det. Ryk tilbage på din normale plads, når du skal være tilgængelig. Eller hvad der nu er muligt på din arbejdsplads.

Læg møder efter kl 14

Hvis du har opgaver som kræver koncentration og hjernearbejde, så gør din hjerne en tjeneste, ved at løse de opgaver tidligt på dagen. Efterhånden som dagen skrider frem, vil din hjerne være mere og mere træt og dermed ikke effektiv i løsningen af koncentrationskrævende arbejde.

Derfor bør alle koordinerende møder lægges sidst på dagen, hvor du alligevel ikke har overskud til ret meget andet end at modtage information og planlægge nye krævende opgaver.

Hold pauser sammen

Noget af det der gør dig mest effektiv er, at holde pauser. I pauserne får din hjerne ro til at lægge informationerne på plads og energi til at fortsætte arbejde. Hvis du holder disse pauser sammen med nogle kolleger, så glemmer du måske endda at fortsætte med at belaste din hjerne ved at kigge på din smartphone.

Samtidig kan du få ny inspiration og forbedret humør ved at grine og hygge dig med kollegerne. Alt sammen elementer, som kan gøre dig mere effektivt, når du vender tilbage til arbejdet.

Ovenstående fem ting er nogle af de små hverdagsforandringer du kan indføre, for at skabe en mere effektiv hverdag på jobbet. Hvis du vil have flere ideer, så lyt til podcast #14 og #15 fra HR viden- en podcast om mennesket på arbejde

Læs flere blogindlæg om effektivitet:

 

Få mere effektivitet og mindre stress

Har du revideret dine møder for nylig?

Hvor blev de vigtige pauser af?

 

God Arbejdslyst og

Godt Arbejdsliv

Bettina Prühs

0 replies

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Jeg er ikke en robot: