Digitale spilleregler der faktisk gør arbejdsdagen bedre

Står du også og spekulerer over om, hvorvidt den mail skulle sendes til hele teamet eller bare til Søren fra regnskab? Og hvorfor er der altid den ene kollega, der ringer midt i din fokustid, selvom I havde aftalt, at den var hellig?

På den moderne arbejdsplads navigerer alle i et hav af digitale muligheder, og potentielle forstyrrelser.  Løsningen ligger IKKE i endnu flere systemer, men i nogle simple, klare spilleregler for de systemer, vi allerede har. En stor del af udfordringerne kommer nemlig i, hvilke forventninger vi har til hinanden brug af de digitale muligheder.

Spilleregler er frihedsskabende

Lad os starte med at slå fast: Digitale spilleregler på arbejdspladsen handler ikke om at lave endnu et regelsæt, som alle skal huske. Det handler om at skabe klarhed, så vi alle kan bruge vores energi på det, der virkelig giver mening, nemlig det arbejde, vi er ansat til at udføre. Forestil dig et håndboldkamp uden regler. Kaos, ikke? Reglerne giver spillerne frihed til at være kreative inden for rammen. Sådan er det også med digitale spilleregler på arbejdspladsen. De skaber den trygge ramme, der gør os mere innovative og effektive.

Konkrete digitale spilleregler, der faktisk virker

Der skal selvfølgelig kun være regler, der hvor det giver mening. Nedenstående er eksempler på, hvor simple regler kan være med til at skabe mere arbejdsro:

Mail eller chatkanal?
En simpel tommelfingerregel kunne være:

• Hastende spørgsmål under 30 sekunder: chatkanal
• Ting der kræver dokumentation: Mail
• Komplekse diskussioner: Ring eller book et møde (MED agenda, hvis du går den vej)

Hvornår forstyrrer vi hinanden? Måske kunne I aftale fokustid fra 9-11, hvor telefoner og spontane henvendelser er tabu? Eller markere jer som “optaget” i jeres systemer, når I virkelig skal have ro.

Hvordan deler vi viden, så den kan findes igen? Beslut hvor forskellige typer information skal gemmes. Er det i det fælles drev, Slack-kanaler eller projektmappen? Det vigtige er ikke, hvor det er. Det vigtige er, at alle ved hvor viden findes.

Når IT-systemerne bliver en medspiller

Disse aftaler skal forhandles og kommunikeres jævnligt. Men I behøver heldigvis ikke huske det hele bagefter.

Jeres IT-systemer kan faktisk hjælpe med at håndhæve de gode spilleregler for jer. Derfor bør jeres spilleregler indeholde jævnlig justering af jeres systemers opsætning.

I kan for eksempel tilpasse systemerne med:

Automatiske påmindelser og grænser:  Sæt jeres kalendersystem op til automatisk at blokere “fokustid”. Lav notifikationsregler, så I kun får beskeder om det vigtigste i jeres fokustid. Brug statusfunktioner til at signalere, hvornår I er tilgængelige.

Smart dokumentation: Brug skabeloner i jeres systemer, så vigtig information altid bliver dokumenteret på samme måde. Automatiser påmindelser om at opdatere projektstatusser. Lav fælles navnekonventioner for filer, så alle kan finde dem.

Trivsel gennem forudsigelighed

Når systemerne understøtter jeres spilleregler, opstår den nødvendige trivselsfaktor: Forudsigelighed. Når vi ved, hvad vi kan forvente, har vi mentalt overskud til at levere bedre arbejde.

Hvordan I kommer i gang med bedre digitale spilleregler

Start småt! Vælg ét område – måske mødekultur eller mailkommunikation. Hav en åben dialog om, hvad der fungerer og hvad der frustrerer. Test jeres løsninger i en måned, og justér undervejs.

Husk: De bedste spilleregler er dem, I skaber sammen. Ikke noget, der bliver påtvunget oppefra, men noget I ser mening i – fordi det gør jeres arbejdsdag bedre. Når I har fundet jeres rytme, vil I opdage, at teknologien ikke længere styrer jer. I skal styre teknologien. Og det er forskellen på et stresset arbejdsmiljø og et, hvor folk trives og yder deres bedste.

God arbejdslyst!

og – Bettina Prühs

Læs mere om moderne videndeling og HRpraksis:

Mind the gap: Intended versus perceived human resource practices and knowledge sharing of line managers and employees,

Jeg har tidligere skrevet om forventingsafstemning, som en nødvendig faktor til at sikre trivsel og effektivitet i teams: