Arbejdsmiljø i mødekalenderen: Når der ikke er tid til at arbejde i arbejdstiden

For mange er kalenderen fyldt med møder, så der ikke er tid til andre opgaver end forberedelse og efterbehandling af møderne. De små huller mellem møderne er for korte til at komme i dybden med noget. Derfor spiller vi  tetris med mødekalenderen i stedet for at være egentlig produktive.

Når koordination overtager produktion

Mødekalendertetris er resultatet af en perfekt storm: Digitale kalendersystemer gør det nærmest friktionsløst at booke møder, organisationer mangler bevidsthed om møders reelle omkostning, og “lad os tage et møde om det” er blevet automatreaktionen på ethvert spørgsmål.

Forskning fra Harvard Business School viser at gennemsnitlig videnarbejder i dag bruger 23 timer om ugen i møder. Det er en stigning fra 10 timer i 1960’erne. Stigningen skyldes ikke at arbejdet er blevet mere komplekst. Den skyldes at det er blevet for nemt at indkalde til møde.

Jeg ser også det mønster i mange af de virksomheder, jeg arbejder for: Medarbejdere bruger en meget stor del af deres arbejdstid i møder, og den tid der så er tilbage fragmenteres af konstante kontekstskift.

Når du kun har 20 minutters “hul” mellem to møder, kan du ikke dykke ned i komplekst arbejde. Så du tjekker mails. Forbereder næste møde. Henter en kop kaffe. Det dybe, fokuserede arbejde – det der faktisk flytter projekter fremad – får aldrig tid. Det flyttes til morgen før kl. 8, til aftenen efter kl. 17 eller til weekenden. Konsekvensen er ikke bare ineffektivitet. Det er udbrændthed. Det er medarbejdere der går hjem mentalt udmattede men med følelsen af ikke at have produceret noget reelt. Det er strategisk arbejde der aldrig bliver udført fordi det kræver sammenhængende fokustid ingen har.

Digitale værktøjer der understøtter mødesparsomhed

Den samme teknologi der skabte problemet kan heldigvis være en del af løsningen, hvis vi bare bruger den rigtigt.

I stedet for primært at indkalde til endnu flere videomøder, kan vi bruge de digitale systemer til at koordinere asynkront og dermed reducere behovet for synkrone møder.

Her er fem muligheder for at gøre jeres arbejdsdag mere sparsom for møder:

1. Delt arbejdsrum som koordinationskanal

Etablér et fælles digitalt arbejdsrum som jeres primære koordinationskanal. Her skrives korte daglige opdateringer: “I går arbejdede jeg på X. I dag fokuserer jeg på Y. Jeg er blokeret af Z.” Det tager to minutter at skrive og tre minutter at læse andres opdateringer.

Her stilles også spørgsmål der kan besvares asynkront. I stedet for at booke møde fordi ‘jeg har lige et spørgsmål’, stilles spørgsmålet i arbejdsrummet hvor kolleger kan svare når de har tid. Reaktioner og emojis gør det muligt hurtigt at signalere en hurtig respons uden lange svar.

2. Projektledelsesværktøjer eliminerer statusmøder

Når opgaver, ansvarlige og deadlines er synlige for alle i et fælles projektledelsesværktøj, forsvinder behovet for ugentlige statusmøder. I stedet for at samle otte personer i 45 minutter for at alle kan fortælle hvad de laver, kan folk se det når de har behov. Kommentarer på opgaver kan erstatte koordinationsmøder. Notifikationer kan fortælle folk hvad der er relevant for dem. (men pas nu opsætningen af de notifikationer, ellers drukner du i dem!)

3. Delte dokumenter til asynkron beslutningstagning

“Skal vi vælge leverandør A eller B?” behøver ikke være et møde. Det kan være et delt dokument med fordele og ulemper for hver leverandør, delt i arbejdsrummet med deadline: “Læs inden torsdag, skriv jeres holdning i kommentarer, vi tager beslutning fredag baseret på input.” Fem personer læser dokumentet i ti minutter hver, skriver deres input i fem minutter. Total tid: 75 minutter spredt over tre dage. Alternativet ville kræve at finde et tidspunkt der passer alle og tage minimum en time.

Ofte bliver beslutninger faktisk bedre når folk har tid til at tænke frem for at skulle reagere øjeblikkeligt i et møde.

4. Asynkron video til informationsdeling

Når nogen skal dele status på et projekt med otte personer, kan de optage en kort video, hvor de går gennem slides og forklarer. Folk ser den når det passer dem. Nogle pauser og tager noter. Nogle ser den to gange eller i dobbelt hastighed. Total tid for afsender: 10 minutter. Total tid for modtagere: cirka 40 minutter imod et møde hvor alle skal være der samtidigt, dvs. omkring 4,5 time samlet tid. Der kan man tænke mange dybe tanker og skrive rapporter for i stedet.

5. Smart kalenderkonfiguration

De fleste kalendersystemer kan konfigureres til at understøtte mødesparsomhed aktivt:

• Bloker fokustider automatisk: Lad systemet markere f.eks. mandag-torsdag 9.00-11.30 som “Fokusarbejde, ikke bookbart” for hele organisationen. Folk bliver sjældent fristet til at booke der, hvis det er en fælles norm.
• Kortere møder som standard: Skift systemet til default mødetid fra 30 til 20 minutter, fra 60 til 45 minutter. Det tvinger bevidsthed om mødelængde.
• Advarsler ved problematisk booking: Systemet kan advare når nogen forsøger at booke i beskyttet tid eller over en vis mødelængde.

Dette flytter byrden fra individet der skal huske at beskytte sin tid, til organisatoriske løsninger, der automatisk beskytter den.  Færre møder skaber også mere fleksbilitet, som jo er en forudsætning for trivsel og mental sundhed for mange moderne medarbejdere.

Fra kultur til struktur

Det afgørende er at gøre mødesparsomhed til strukturel norm og ikke individuel kamp. Når enkelte medarbejdere prøver at sige nej til møder eller beskytte deres fokustid, støder de på modstand.

Når hele organisationen eller teamet aftaler fælles spilleregler og understøtter dem med de rigtige digitale værktøjer, bliver det nemmere at undgå alt for mange møder.

I mine konsultationer oplever jeg gang på gang at teams der implementerer disse tilgange kan reducere deres mødetid rigtig meget på relativt kort tid. Ikke fordi arbejdet bliver mindre, men fordi koordination bliver mere effektiv. Microsoft fandt i et studie, at organisationer der reducerede mødetid med 20% så en stigning i medarbejderproduktivitet på 71%. Ikke fordi folk arbejdede hårdere, men fordi de havde tid til at arbejde dybere og mere fokuseret.

Det interessante er at medarbejderne ikke oplever færre møder som tab af information eller koordination. Tværtimod. Når møder reduceres til det der faktisk kræver synkron diskussion, bliver møderne bedre. Folk er mere forberedte, mere engagerede og de træffer bedre beslutninger. Og alt det der ikke kræver synkron diskussion: status, informationsdeling, simple spørgsmål håndteres hurtigere og mere fleksibelt gennem de digitale værktøjer.

Mødekalendertetris er ikke uundgåeligt. Det kræver dog bevidsthed (og lidt tid) at skabe et godt digitalt arbejdsmiljø. Med de rigtige værktøjer og de rigtige aftaler kan vi tage arbejdstiden tilbage. Så den bruges på arbejde, ikke på møder om arbejde.

Læs mere:

Harvard Business Review. “Stop the Meeting Madness” (2017).

Microsoft. “The impact of meeting load on productivity” (2021). Organisationer der reducerede mødetid med 20% så produktivitetsstigning på 71%.