Sådan skaber I mere hjernefokus i jeres team

Du sidder i et onlinemøde, mens du samtidig tjekker mails, svarer på en besked i chatten og forsøger at følge med i en anden samtale. Du føler dig produktiv, men virkeligheden er en anden: Din hjerne er igang med at bliver overbelastet af de mange samtidige opgaver, den risikerer at gå i overlapningskoma.

At vi er gode til multitasking er en myte, der aldrig har haft hold i virkeligheden. Forskning viser, at vores hjerner simpelthen ikke er designet til at håndtere flere opgaver samtidig. Alligevel er forventningerne til vores multitaskingkompetencer steget med hybride arbejdsformer og digitale værktøjer.

Når hjerner går i overlapningskoma

Med vores nuværende skærmvaner er vores fokus skræmmende kort: Vi holder kun fokus på én skærm i 45-50 sekunder, før vi skifter (Mark 2023). Vores evne til at koncentrere os er faldet fra 2,5 minutter til under ét minut og vi er sjældent nærværende i det vi laver fordi vi hele tiden skal checke noget andet.

Konsekvenserne er alvorlige:

Udbrændte medarbejdere – For mange samtidige processer overbelaster vores neurologiske system
Dårligere beslutninger – Når ingen lytter ordentligt, træffes beslutninger på et dårligt grundlag
Svagere relationer – Vi stoler ikke på folk, der ikke giver os deres fulde opmærksomhed

Alle de overlaps i samtidige arbejdsopgaver har fået deres egen diagnose: Zoom fatigue er blevet et begreb, der forsøger at indfange, hvordan vi bliver kognitivt kvæstede af onlinemøder, mens vi laver alt muligt andet. Vores arbejdsplads er designet til at gøre det muligt, selvom det på ingen måde hjælper os. Vi ødelægger ikke bare os selv, men også vores produktivitet og sociale sammenhænge.

Hvad kan jeres team gøre for at optimere hjerne og samarbejde?

Heldigvis er der håb. Her er konkrete tiltag, I kan implementere i jeres team:

Start med mødekulturen

Som jeg skrev i forrige blogindlæg, så bør der I det hele taget nok holdes færre møder, så start med at lave et hygiejnecheck I jeres mødekultur: Hvad er værdifuldt og hvilke samtaler bør være noget andet end et møde?

Mobilfri møder

De møder I stadig vil holde kan optimeres, hvis I aftaler slukkede mobiltelefoner I alle møder. Hvis skoler kan indføre mobilfri klasselokaler, hvorfor så ikke jeres mødelokale? Selvom et mødelokale er digitalt, vil det stadig være god stil at starte alle møder med at slukke mobilen. Læg den væk med ryggen opad, så I ikke fristes til at at checke den, hver gang skærmen lyser op. Start eventuelt med at indføre denne politik på fysiske møder, så er det lettere at overføre kulturen til onlinemøderne bagefter.

Brug “Sammen-tilstand”

De fleste onlinemødesystemer har mulighed for Sammen-tilstand eller galleri-view, hvor I ser hinanden som i samme rum. Den ekstra virkelighedsfølelse kan medvirke til at understøtte et mødenærvær og skabe en naturlig ansvarsfølelse over for hinanden

Kortere møder som standard

Vores hjerner kan koncentrere sig i omkring 25 minutter. Gør det til jeres standard mødetid. Så skal I aktivt tilvælge længere møder, men de fleste kan sagtens klares på 25 minutter. Samtidig får I skabt plads til pauser mellem møderne, så hjernen kan restituere.

Træn mødefacilitering

Et godt onlinemøde er kort og fokuseret, men kræver kompetent facilitering. Alle teams bør træne mødefacilitering med fokus på:

Hold pauser hver 10. minut og jævnlige skift i aktiviteter
Kræv planlægning og agenda, det giver bedre møder
Lav jævnligt en mødeevaluering i teamet: Hvad fungerer? Hvad skal vi gøre bedre?

Giv hinanden redskaberne til bedre fokus og mindre overlap

Det er ikke kun myten om multistasking der gør det svært at lave en ting ad gangen. Ud over de dårlige vaner myten har skabt, er vi også underlagt angst for at gå glip af noget, behov for anerkendelse ved at være travle og frygt for flere konsekvenser ved at sige nej. Derfor skal vanerændringer hjælpes på vej. De gode vaner kan heldigvis understøttes af digitale teknologier. Her er et par eksempler:

“Forstyr Ikke”-tilstand i møder

Når denne funktion er aktiveret, forsvinder pop-ups og notifikationer. Det er den digitale version af “luk døren bag dig”.

Singletasking-værktøjer

Implementér programmer, der blokerer distraherende sider under møder. Jeres sociale medier kan vente, mødet kan ikke.

Og så er vi tilbage ved mødekulturen: retten til at sige nej skal være indlejret som en værdi i jeres mødekultur. I stedet for at værdsætte dem, der har flest møder i kalenderen, bør I hylde dem, der siger nej til møder, som ikke vurderes som nødvendige at deltage i.

Vi skal stoppe med at beundre multitasking og i stedet belønne medarbejdere, der koncentrerer sig om én ting ad gangen.

Når I som team implementerer disse tiltag, vil I opleve:

Færre forstyrrelser og mere nærvær
Sundere og mere produktive medarbejdere
Møder der faktisk fører til gode beslutninger
Stærkere tillid og bedre relationer

Det digitale landskab stiller hårde krav til vores hjerner. Men med de rette værktøjer og en kultur, der værdsætter koncentration og nærvær, kan I undgå overlapningskoma og i stedet skabe en arbejdsplads, hvor folk trives og præsterer deres bedste.

Så sluk notifikationerne, luk de unødvendige tabs, læg mobilen væk og vær til stede i en opgave ad gangen. Jeres hjerner og jeres kolleger vil takke jer for det.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs