Vi skal tale om trivsel. Hvordan man kommer igang med den gode trivselssamtale

Trivselssamtaler kan føles som en udfordring. Begrebet trivsel er jo lidt fluffy og svært at gribe fat i, og det er ikke så underligt, hvis man tøver med at spørge ind til medarbejdernes velbefindende af frygt for at åbne op for svære emner. Samtidig er trivselssamtaler et nødvendigt værktøj for at forebygge mistrivsel, inden det udvikler sig til sygefravær eller opsigelser.

Derfor må vi tale om trivsel og om, hvordan vi taler om trivsel på en værdifuld måde.

Hvorfor er trivselssamtaler så svære, og så nødvendige?

Trivsel er et bredt begreb, der kan dække over alt fra udfordringer med arbejdsopgaver og kollegiale relationer til personlige værdier og balance mellem arbejde og fritid. Samtidig er ord som stress eller mistrivsel ofte svære at tage op, fordi de kan føles belastende eller tabubelagte.

Der er altså både en frygt for at spørge (risikoen for, at få et ‘nej, jeg trives ikke’ kan virke uoverskuelig’)
og en frygt for at svare (tør man indrømme, at man har det svært?, som gør det svært at tale om trivsel. Men vi er nødt til at gøre det, hvis vi skal bevare trivsel og stoppe mistrivsel inden det udvikler sig.

Mistrivsel går helt sikkert ikke væk af, at vi lader være med at tale om det. Til gengæld kan en del mistrivsel forebygges ved, at vi taler om det i tide.

Det kræver en tryg og tydelig ramme, for at begge parters frygt for samtalen kan imødekommes, så lad mig starte der.

Rammerne for den gode trivselssamtale

For at trivselssamtalerne skal fungere, kræver de struktur, forberedelse, tryghed og opfølgning.

En fast ramme for trivselssamtalerne signalerer, at trivsel på arbejdspladsen prioriteres og at der er afsat tid til det. Samtalerne behøver dog ikke at være FOR formelle, for det kan gøre det hele lidt for svært. Gå en tur, tag en kop kaffe på en café, eller hold dem uformelle på anden måde, der passer bedre til jeres arbejdskultur. Formen skal selvfølgelig ikke gå på kompromis med den nødvendige fortrolighed, så I skal nok ikke sidde i kantinen under frokosten, men der skal være plads til kreativitet. Det vigtigste er dog, at medarbejderen føler sig tryg.

Det behøver heller ikke at tage lang tid at tale om trivsel. 20-30 minutter kan være nok, hvis samtalen er fokuseret, og der er plads til at tale videre igen en anden dag. Hyppighed er faktisk vigtigere end varighed.

Tydeliggør formålet med samtalen. For en del af invitationen er det en god ide at forklare, at den handler om at forebygge mistrivsel og sikre arbejdsglæde hos medarbejderen. En trivselssamtale handler ikke om at evaluere præstationer, den handler om, hvordan den enkelte trives. Trivsel er subjektiv, og medarbejderen skal føle sig tryg ved at dele sine oplevelser, uanset hvad de er. Vis derfor, at du er interesseret i medarbejderens perspektiv ved at spørge ind til oplevelser og følelser uden at dømme.

Forberedelse er nøglen til at skabe tryghed for begge parter. Husk, hvad I talte om sidst, og hvad I aftalte. Vis, at du har husket og taget det alvorligt. Giv også medarbejderen tid til refleksion ved eksempelvis at invitere til næste samtale med: “Hvad du gerne må tænke over inden vi ses: ”

Konkrete spørgeteknikker: Sådan kommer du igang med en samtale om trivsel

Det kan være svært at vide, hvordan man starter en samtale om trivsel, da det er risikerer at havne i følsomme emner. Her er nogle konkrete spørgsmål, der kan hjælpe jer igang.

Spørgsmål som “Hvilke arbejdsopgaver trivses du med?” eller “Hvis du skulle skifte job, hvad ville du sikre dig var ligesom her?” er ufarlige at stille og åbner for dialog om, hvad der fungerer, og hvor der måske er plads til forbedring. Disse spørgsmål fokuserer på det positive og giver medarbejderen mulighed for at reflektere over, hvad der gør arbejdet meningsfuldt.

Trivsel handler også om, om medarbejderens værdier og personlighed passer til jobbet. Spørgsmål som “Hvad er et meningsfyldt arbejde for dig?” kan hjælpe med at udforske det. Hvis dette føles for abstrakt, kan du i stedet spørge: “Fortæl om en udfordring, du kastede dig ud i alligevel“. Dette spørgsmål giver medarbejderen mulighed for at vise sig fra sin bedste side og måske også få øje på nogle af sine egne styrker.

Hvis medarbejderen mistrives, kan det være svært at vide, hvordan man taler om det. Spørgsmål som “Hvad er dit vigtigste råd til at undgå stress?” eller “Hvordan opnår du en god balance mellem arbejde og fritid?” antager, at medarbejderen har ressourcer og fokuserer på handlemuligheder, men ikke at der allerede er et problem (eller ikke er). Disse spørgsmål kan hjælpe med at åbne op for en dialog om, hvordan medarbejderen kan håndtere udfordringer.

Den gode opfølgning på en samtale

Inden i afslutter samtalen, er det vigtigt at lave mindst to aftaler: en aftale om handling og en aftale om fortsættelse af samtalen.

Hvad kan medarbejderen gøre indtil I mødes igen? Til næste gang vil jeg lægge mærke til, hvor tit jeg bliver irriteret over at jeg ikke kan …

Aftal hvornår I skal tale sammen igen og hvad der skal gøres i mellemtiden. Dermed får I skabt et konkret holdepunkt at ‘efterlade’ samtalen i, gør trivsel til noget man kan handle på og laver et oplagt sted at starte næste samtale. Følg op på det, der blev talt om sidst og selvfølgelig især de aftaler der blev indgået. Den næste samtale holder jo nærmest sig selv på den måde.

Jo mere I øver jer, jo lettere bliver det også at tale om trivsel. Både om de svære og de gode ting.

Men det kræver træning, tillid og disciplin. Jeg håber dette indlæg kan inspirere til at komme igang.

Trivselssamtaler er ikke kun for, når noget går galt. De er en investering i at bevare det gode og skabe en kultur, hvor medarbejderne føler sig set og hørt. Ved at gøre samtalerne til en naturlig del af jeres arbejdsplads kan I forebygge mistrivsel og skabe et bedre arbejdsliv for alle. Kontakt mig gerne, hvis vi skal udvikle jeres metoder til at tale om trivsel. 

Dette indlæg har handlet om trivselssamtaler for den enkelte. På de fleste arbejdspladser bør de her samtaler starte og slutte i arbejdsfællesskaberne, også selvom de kan udløse behov for individuelle samtaler ind imellem. Strukturer og udfordringer er langt hen ad vejen ens. Det kan du læse mere om disse to indlæg.