5 trin til at forebygge kriser på arbejdspladsen

Hvad gør din arbejdsplads, for at beskytte mod stress og andre kriser?

Når jeg arbejder med begrebet organisatorisk robusthed er det for at henlede opmærksomheden hen på, at arbejdspladsen kan gøre meget for at forudse og forebygge krisesituationer. Mit speciale er kriseberedskab i forhold til stress i organisationen, men metoderne er ret universelle og kan bruges til at bygge beredskab op i mange sammenhænge. Hvad end din virksomhed ønsker at ruste sig mod stress, itnedbrud, oversvømmelse eller andre kriser, så er der fem faser, der er værd at opruste sig gennem

1. Forebyggelse

Hvis virksomheden er i stand til at forudse, hvilke risici der er indlagt i arbejdet i netop denne organisation, bliver det også muligt at forebygge kriserne langt hen ad vejen. Hvis arbejdspladsen eksempelvis er underlagt et politisk styre, kan en folketingsvalg eller en stor reform betyde mange nye arbejdsgange og andre store forandringer på vej. Ved at forudse disse forandringers konsekvenser for medarbejdernes arbejdsmiljø, kan arbejdspladsen nå at etablere nødprocedurer inden forandringen rammer. Dermed vil medarbejderne føle sig bedre klædt på til at modstå, når forandringen skal implementeres.

2. Identifikation

Hvis man skal stoppe en krise, er det nødvendigt at opdage krisen i tide. Det kræver selverkendelse og viden om, hvilke symptomer der skal ses efter. I mange virksomheder når man ikke at reagere, før krisen er nået langt ind i “maskinrummet” og i fuld gang med at slide på medarbejdernes velbefindende.

Stress (og mange andre kriser) opstår meget sjældent over en enkelt nat, men kommer snigende.

Ligesom frøen, der har det fint i vandet og derfor ikke hopper ud, mens vandet langsomt opvarmes og derfor ender med at blive kogt ihjel. På samme måde risikerer medarbejderne at blive så stressede, at de bliver syge af det, hvis ingen opdager faren.

En arbejdsplads, der kender sig selv og ved, hvordan medarbejderne handler og agerer, når de trives, har også bedre mulighed for at opdage det, hvis en krise er ved at snige sig ind. Evnen til at identificere faren og beskytte mod den, er derfor en vigtig del af et kriseberedskab.

3. Indgriben

Når en fare er identificeret, kræver det naturligvis handling. De medarbejdere, der er “ramt” skal beskyttes og behandles. En korrekt indgriben kræver, at virksomheden har et kompetent beredskab til at kunne håndtere situationen hensigtsmæssigt – både for den ramte medarbejder og for den øvrige arbejdsplads. Lederne skal kende procedurerne og have tilstrækkeligt med viden til at handle korrekt, når en sygemelding opstår. Medarbejderne skal vide, hvor de kan få hjælp, hvad der kommer til at ske med dem, hvis de melder sig syge og hvad der forventes af dem, hvis en kollega bliver syg.

4. Fastholdelse

Når en krise er identificeret og der er grebet ind overfor den, står man ofte tilbage med en flok medarbejdere, der mangler ressourcer. I en stress situation har man ofte taget en arbejdskraft ud af spillet. I denne del af beredskabet er det vigtigt at have de nødvendige kompetencer og procedurer til at sikre, at alle parter kommer helskindet igennem det tomrum en krise kan skabe. Det kræver grundig organisering og planlægning af forløbet, hvis alle parter skal tilgodeses. Forløbet kan planlægges i relativ høj grad i forvejen, selvom de altid skal tilpasses den konkrete situation.

5. Læring

Sidst, men absolut ikke mindst, er et godt beredskab afhængig af, at organisationen lærer af sine erfaringer.

En organisation er kun robust, hvis den er i stand til at være fleksibel overfor sin omverden.

Det kræver, at man kender omverden og at man kontinuerligt tilpasser og forbedrer sit beredskab. En del af beredskabet bør derfor være, at man etablerer en proces til erfaringsopsamling og videndeling. En robust organisation ser tilbage, for at se fremad. En robust arbejdsplads sørger for at blive klogere på, hvad der gik galt og arbejder derefter med, at gøre beredskabet endnu mere robust til at forebygge kriser fremadrettet.

Med disse fem trin, kan du være med til at forhindre mange kriser i at ramme din virksomhed. Og hvis en krise alligevel skulle finde vej igennem jeres forsvarsværker, så vil medarbejderne alt andet lige være bedre stillet i kampen, når beredskabsplanen er gennemtænkt, udarbejdet og implementeret, inden den bliver nødvendig at iværksætte.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs